企业文档管理概述
Microsoft Office SharePoint Server 2007 提供了一组客户端和服务器文档服务，以帮助用户管理和处理如今的业务流程生成的数量越来越多的内容。
控制
Office SharePoint Server 2007 包含多项功能，可改善对文档访问和版本控制的控制：
强制签入和签出 现在可以强制执行 Office SharePoint Server 2007 内容的签入和签出。
签出到本地 此功能允许用户通过使用一个选项按钮签出文档，并打开它以在其客户端计算机上进行编辑。
次要版本控制 Office SharePoint Server 2007 支持次要版本控制。根据网站管理员指定的设置，用户还可以使用选项来选择在将已编辑的文档重新签入到文档库时是否增大主要或次要版本。用户在签入文档时还可以添加特定于版本的注释。
文档信息面板
在文档管理系统中，用户经常（通常是在他们保存文档时）被要求提供文档的元数据（属性）。在许多情况下，用户未认真地考虑此请求，这可能是因为此请求的位置或时机的缘故。文档信息面板的设计目的是，让用户能够在处理文档的任何时候在一个位置同时指定有关该文档的所有属性。
文档信息面板是一个显示在客户端应用程序中的表单，它包含用于文档元数据的字段。文档信息面板使用户能够在必要时输入有关文件的重要元数据，而无需离开 Microsoft Office system 客户端应用程序。
有关详细信息，请参阅文档信息面板概述。
内容的重复使用和分发
Office SharePoint Server 2007 包含支持分发和重复使用内容的功能。
在这当中重要的是实时副本的概念。实时副本 是用户已复制到另一个 SharePoint 网站位置的文档，但它保留指向原始文档的指针。编辑原始文档时，Office SharePoint Server 2007 会通知用户，而用户可以选择也使用这些更改更新副本。
此外，Office SharePoint Server 2007 提供再现支持，它使用户能够找到已保存为不同文件格式的相同内容。
文档转换器
可以通过使用文档转换器提供各种格式的内容。
文档转换器 是一个自定义的可执行文件，它获取某种文件类型的一个文档，然后生成该文件的另一种文件类型的副本。Microsoft Office SharePoint Server 2007 包含可扩展的框架，可让您为给定 Web 应用程序中的文档库启用自己的自定义文档转换器。
有关详细信息，请参阅文档转换器概述。
草稿项目安全性
草稿项目安全性使网站管理员可以先查看提交的内容，然后再在网站上显现此内容。此功能利用了 Office SharePoint Server 2007 目前提供的经改进的版本控制：管理员可以选择先查看作为主要或次要版本提交的内容，然后再显现此内容。
添加自定义的权限管理文件格式
Office SharePoint Server 2007 的可扩展体系结构使开发人员能够创建自己的权限管理转换器，以用于 Office SharePoint Server 2007 本身支持的文件格式以外的其他文件格式。Office SharePoint Server 2007 支持 Microsoft Office Word、Microsoft Office Excel 和 Microsoft Office PowerPoint 的权限管理文件格式。
通过使用此可扩展的体系结构，开发人员可以创建可插入式权限管理转换器，在用户下载自定义文件类型时将它们转换为权限管理格式，然后在用户上载这些文件以存储在文档库中时将它们重新转换为非加密的文件格式。
实施权限管理需要以下两项：
内置权限管理的文件格式。
了解权限管理的应用程序，而且它能够显示带有由权限管理确定的不同访问级别的文件格式。
利用记录管理来维护内容
记录管理涉及到以最有条理的方式维护公司的最重要信息。信息技术带来了大量信息，而我们需要找出管理这些电子文档的新方式。我们必须确保我们获得所需的一切信息，同时也要确保去除我们不需要的所有信息。
记录管理为公司解决了长期存储和管理有价值项目的问题。在这样的背景下，记录代表着对公司很重要的一些东西，这可以是文档、列表或其他信息项目。
定义处理内容的策略
信息管理策略是一组针对特定类型的重要内容的规则。策略使管理员能够控制和评估谁能访问信息、信息保留多长时间，以及人员遵守策略的效果如何。最常见的策略创建者和实施者是合规官、记录管理员、IT 人员和类似职能的成员。
利用 Office SharePoint Server 2007，可以应用使您能够按照业务流程来管理内容的策略。Office SharePoint Server 2007 包含多项策略功能，您可以根据自己的需求对它们进行自定义。此外，它还包含一系列可扩展性工具，使您可以创建、自定义和部署自己的策略和策略功能。
Office SharePoint Server 2007 中包含的预定义策略功能包括以下这些：
保留
审核
文档条码
文档标签
有关信息管理策略框架的详细信息，请参阅信息管理策略简介。
使用记录中心的文档存储
Windows SharePoint Services 为文档协作和存储提供了直观可靠的环境。但是，许多公司都具有以下记录管理和合规需求：需要维护多台独立的服务器，这些服务器用于管理正式的业务记录及其他严密受控的材料。这给记录管理员带来了一个挑战：如何轻松一致地将文档从 SharePoint 协作网站移到更严格控制的记录库服务器环境。Windows SharePoint Services 提供了专门设计的功能，可让记录管理员自动完成将文档移入记录库的过程。
Office SharePoint Server 2007 提供了功能强大的工具，可帮助记录管理员将他们的重要文档和相关的元数据移入一个受控的记录中心：
记录中心 Web 服务 记录管理员可以使用记录中心 Web 服务自动完成将文档从 SharePoint 网站移入记录中心的过程，记录中心可以是另一个更严格控制的 SharePoint 网站或第三方存储库。
记录中心网站模板 记录中心网站模板为记录管理员提供了 Office SharePoint Server 2007 中内置的记录中心解决方案。该网站模板可完全实现记录中心 Web 服务，并且可以自定义以用作记录中心。
使用搜索和处理进行的文档处理
搜索和处理操作可让您使用 Office SharePoint Server 2007 来执行搜索查询，然后对查询返回的每个列表项执行特定的自定义操作。例如，您可能需要根据特定的文档元数据确定特定的一组文档，然后将这些文档移到记录库中。
此外，可以指定人员列表，他们将收到含有搜索和处理操作结果的电子邮件。
有关详细信息，请参阅搜索和处理概述。
记录管理报告工具
Office SharePoint Server 2007 提供审核报告和策略报告工具。审核报告使您能够跟踪在网站中的文档上发生的事件。例如，可以跟踪哪个用户删除了给定的文件。策略报告使您能够收集有关策略在网站内如何实现的信息。策略报告检查整个网站，然后返回有关哪些策略在使用中以及每个策略的使用率的信息。之后，您可以获取此信息，并与您原来设想的策略使用情况进行比较；或者，通过比较来了解哪个用户的策略使用率与总体平均值不同。