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Gestion des enregistrements

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Chaque organisation, qu'elle soit privée, publique ou sans but lucratif, a besoin d'une approche rigoureuse de la conservation des enregistrements. Une gestion appropriée des enregistrements est vitale pour la gestion des connaissances, la protection juridique et la conformité aux normes. Microsoft Office SharePoint Server 2007 introduit des fonctionnalités pour la création et la prise en charge de capacités de gestion d'enregistrements formalisées dans votre organisation.

Les gestion des enregistrements est le processus consistant à collecter, gérer et manipuler des enregistrements au niveau de l'ensemble de l'organisation (les informations considérées comme importantes pour l'historique, les connaissances ou la protection juridique d'une société) d'une manière cohérente et uniforme basée sur les stratégies de l'entreprise. Ces stratégies sont déterminées par l'activité de l'organisation, ses risques du point de vue juridique, et les lois et règlements qui régissent son fonctionnement.

Fonctionnalités améliorées pour la gestion des enregistrements

Le tableau suivant décrit ces fonctionnalités de gestion des enregistrements.

Fonctionnalité nouvelle ou améliorée Description

Stratégie et audit (nouveau)

Sur MSDN

Inclut les éléments suivants :

  • Prévisions de conservation et d'expiration des documents sur la base du type de contenu et de la stratégie

  • Audit et génération de rapports des actions basées sur la stratégie

  • Prise en charge de l'étiquetage et du marquage par code barres sans modifications des documents physiques

  • Intégration avec les services RMS Microsoft Windows

Référentiel d'enregistrements (nouveau)

Sur MSDN

L'élément central de l'implémentation de la gestion des enregistrements. Un référentiel stable, évolutif et efficace basé sur Windows SharePoint Services, qui offre :

  • Un modèle de site de référentiel des enregistrements spécialisé

  • Une architecture pour les enregistrements avec des capacités d'aide au maintien de l'intégrité des fichiers stockés dans le référentiel

  • Des stratégies de gestion des informations qui permettent d'appliquer de façon cohérente et uniforme l'étiquetage, l'audit et l'expiration des enregistrements

  • Des capacités de mises en suspens, qui permettent l'application d'une ou plusieurs « mises en suspens » des stratégies de gestion des enregistrements sur des éléments, de façon à les conserver inchangés lors des litiges, des audits ou d'autres investigations

  • L'interface de collecte des enregistrements, qui facilite l'envoi de contenu vers un référentiel des enregistrements par des personnes et des systèmes automatisés ; elle prend en charge les accès en « écriture seule » sans nécessiter un accès direct aux enregistrements du référentiel

  • Routage des enregistrements pour le routage automatisé de contenu vers un emplacement approprié dans le système de gestion des enregistrements, sur la base du type de contenu

  • Extensibilité pour les solutions nécessitant des capacités supplémentaires allant au-delà de celles présentes dans Office SharePoint Server 2007

Recherche et traitement (nouveau)

Sur MSDN

Effectue une requête de recherche, puis effectue une action spécifique et personnalisée sur chaque élément de la liste renvoyée par la requête. Par exemple, vous pouvez identifier un ensemble de documents sur la base des métadonnées de documents spécifiques, puis déplacer cet ensemble dans un référentiel d'enregistrements. Il est également possible de spécifier une liste de personnes auxquelles un message électronique est envoyé, avec les résultats des opérations de recherche et de traitement.

Voir aussi

Autres ressources

Guide sur les fonctionnalités SharePoint Server